Trello es la herramienta que todos necesitamos para organizar mejor nuestra vida. Gracias a esta plataforma online, podemos establecer un orden de prioridad en cuanto a nuestras tareas. Es muy práctico para usarlo a nivel personal o en equipo. La facilidad de uso es una de las características más sobresalientes que tiene y su amplia versatilidad. También, tiene el objetivo de organizar desde pequeñas compras hasta grandes proyectos.
Además, es gratuito y lo podemos usar en el ordenador o desde un dispositivo inteligente. La aplicación tiene incorporado tarjetas de tareas para realizar las actividades pendientes de forma organizada. ¿Qué debemos hacer para dar uso de esta valiosa herramienta? ¿Cuáles son sus funciones y ventajas? En este artículo explicaremos cada una de sus características.
Contenidos
Cómo usar Trello
A continuación, te mostramos cuáles son las funcionalidades de Trello para que aprendas a usar este servidor online.
Crear cuenta en Trello
El factor más importante es crear una cuenta en esta página para así gozar de todas sus prestaciones. Para registrarnos, haremos lo siguiente.
- Abrimos nuestro navegador.
- Entramos en la página oficial de Trello.
- Luego, en la parte superior derecha, hacemos clic en “registrarse”.
- Se abrirá una ventana y colocamos el correo electrónico personal y presionamos en “continuar”.
- Después, insertaremos nuestro nombre completo y una contraseña y pulsamos en “continuar”.
- Ahora, rellenaremos los campos en blanco y colocamos un nombre al equipo, y nuevamente pulsamos en “continuar”
- En la siguiente ventana aparecerá un recuadro que nos invita a probar “Business Class” (Es una extensión más de Trello, especialmente para los equipos de trabajo). En este tutorial, nos centraremos en la versión básica. Por lo tanto, clickeamos donde dice “Empezar sin Business Class” en la parte inferior de la pantalla.
- Una pequeña ventana nos estará dando la bienvenida, diciendo que todo está listo. Pulsamos en “vamos allá”.
- Hasta este punto, ya nos hemos creado la cuenta. Pero debemos terminar el registro activando la cuenta. Para eso, iremos a la bandeja de entrada del correo electrónico.
- Accedemos al correo de Trello, y presionamos en “verificar tu correo electrónico”. Se abrirá una ventana en la página de Trello con nuestra cuenta ya activada.
Ajustes de cuenta
En la parte superior derecha se encuentra el menú de ajustes de cuenta. Para acceder a ella, solo debemos hacer click sobre el icono de cuentas (ubicado en la parte superior derecha) y tendremos una lista de opciones, como se muestra a continuación:
Añadir otra cuenta
En esta categoría se sugiere –como su nombre lo indica– añadir otra cuenta adicional a la que hemos registrado. Esta opción la desviamos siempre y cuando no tengamos intenciones de agregar otra cuenta.
Perfil y visibilidad
Es una configuración común, sirve para agregar una biografía nuestra con la finalidad de que se muestre al público.
Actividad
Aquí nos recuerda cuáles han sido las actividades que hemos realizado. Un historial sobre las tareas que hemos cumplido y las que faltan aún por cumplir.
Tarjetas
Las tarjetas son las tareas que piensas llevar a cabo. Esta debe llevar un título simple para luego colocar una descripción de dicha tarea. Por ejemplo, el título podría ser “estudiar SEO en febrero”, pero en la descripción, pondremos algo más detallado, como “keyword y optimización”.
Configuración
La configuración cumple un papel importante al momento de ejecutar algún cambio en los ajustes de Trello. Aquí encontraremos los detalles de la cuenta, para cambiar el idioma, las notificaciones, activar o desactivar las sugerencias, entre otros.
Ayuda
Esta nos invita a leer un menú de guía para que los principiantes puedan obtener una orientación en cuanto a las funcionalidades de Trello.
Accesos directos
Los accesos directos sirven como atajo para ingresar a algunas sesiones. Se utilizan las teclas para que el acceso sea rápido. Aquí aparece una lista extensa de cuáles son las letras de comando para dirigirse a cada una de las funciones.
Cerrar sesión
Muchos usuarios no prestan atención al cierre de la sesión. Sin embargo, al salir de la ventana de Trello, la sesión sigue abierta. De modo que, si no quieres que otra persona tenga acceso a tus tarjetas de actividades, asegúrate de cerrar la sesión.
Tableros
Los tableros representan los proyectos que se han trazados los clientes. De manera que, todos los consumidores tendrán una vista clara de los trabajos que van en curso y los que están pendientes por finalizar. Para crear un tablero, debemos seguir estos pasos.
- En la pantalla de inicio, hacemos clic en “Tableros”.
- Luego, clicamos en “crear un tablero nuevo”.
- Añadimos un título al tablero. Supongamos que sea este: “Tareas de la empresa”.
- Después, indicaremos quienes pueden ver el contenido de este tablero, como:
- Privado: personas a las que invitas pueden tener acceso de verlo y editarlo.
- Equipo: todos los miembros del equipo pueden verlo y editarlo.
- Público: cualquier consumidor podrá verlo, incluyendo Google.
En este modelo de ejemplo, seleccionaremos “equipo”, pero tú puedes escoger cualquiera, según tu preferencia.
- Ahora, le agregaremos un título a la lista (éstas representan el proceso de trabajo). En este caso, colocaremos “revisión de documentos” y damos click en “añadir lista”. Podemos incrementar cuántas listas deseamos. Agregamos otra, con el nombre “pagar impuestos”.
Hasta ahora, hemos creado un tablero, compuesto con un listado de actividades.
Este operador (Tablero) dispone de un menú propio, lo ubicamos en la parte superior derecha. Hacemos click allí, y encontramos de nuevo, una lista de opciones referente a esta categoría, como se muestra en la imagen.
Analicemos cada una de estas opciones:
Acerca de este tablero
Esta sección se utiliza únicamente para darnos información personal, como la descripción acerca de tu tablero, el correo electrónico y el nombre del usuario.
Cambiar fondo
Cuando creamos un tablero, tenemos un color por defecto. No obstante, en esta opción aparecerán una variedad de tonos de colores para que elijas el que más se adapte a tus gustos y preferencias. También, puedes incluir imágenes fotográficas. Trello nos da la oportunidad de personalizar el fondo.
Buscar tarjetas
Tal vez, en nuestro contenido dispongamos de muchas tarjetas, proyectos, trabajos que ya han vencido y otros más para llevar a cabo en futuras fechas. Con el operador “buscar tarjetas” solo debemos colocar un nombre de una etiqueta, tarjeta o fecha e inmediatamente tendremos acceso a ella.
Pegatinas
Trello nos regala dibujos animados de pegatinas virtuales para añadirlas a nuestras tarjetas. Aquí obtendremos una variedad de imágenes. Estos detalles le generan una interfaz muy llamativa y la hacen ver más atractiva (en la versión de pago podemos incorporársela a las tarjetas).
Configuración (pestaña de “Más”)
Dentro de la configuración, podemos cambiar los permisos, como: comentarios, visualización de los miembros, portada del equipo, entre otros.
Etiquetas (pestaña “Más”)
Las etiquetas nos dan la libertad de colocarle un nombre a nuestras tarjetas junto con un color, con el objetivo de identificar nuestros proyectos.
Configuración de correo electrónico a tablero (pestaña “Más”)
En esta categoría podemos personalizar la dirección de correo electrónico para cada tarjeta.
Ya hemos observado el menú de configuración de la parte derecha de Tablero. Sin embargo, en la sección izquierda, también continúa otro menú adicional, como se ve en la imagen.
Tablero
Nos muestra la ventana que se expone después de crear un tablero. Es muy útil para organizar las listas en un solo tablero.
Calendario
Bajo el operador “calendario” podremos configurar las fechas de vencimientos de nuestras actividades y proyectos y así tener un control y un historial de todos los trabajos.
Mapa
Solo se puede acceder a ella con la versión de pago, la Business Class. En ella se puede consultar las ubicaciones de las tarjetas en un mapa interactivo.
Plantillas
¿Estás fatigado por ejecutar los mismos pasos una y otra vez cuando creas tarjetas idénticas en Trello? De ser así, este sistema trae incorporado una amplia variedad de plantillas y la podemos utilizar como base para crear otras tarjetas. En la versión gratuita podremos utilizar una plantilla por cada tablero, pero, para la paga no hay límites.
Trello trae incorporado las plantillas más actualizadas con unos diseños muy atractivos y la puedes seleccionar según la categoría. Por ejemplo, allí encontramos estas plantillas en cuanto a:
- Diseño.
- Educación.
- Ingeniería.
- Marketing
- Asuntos privados.
- Gestión de Productos.
- Gestión de Proyectos.
- Trabajo a Distancia.
- Gestión de Equipos.
Opiniones de usuarios
La plataforma Trello ha obtenido un resultado de 4.5 estrellas en el mercado. Fue fundada desde 2011 y cuenta con muchos suscriptores. El plan tiene un costo mensual de 12.50$. Muchos usuarios han mostrado su gratitud mediante los comentarios, algunos de estos son:
- Con Trello llevo una vida más organizada, además, puedo trabajar en ella de forma flexible y divertida.
- Mi experiencia con Trello ha sido más que excelente, llevo varios años usándola y no la cambiaría por ninguna otra.
- Su interfaz es muy buena, intuitiva y usable. Es muy fácil de manejar y sus prestaciones son fabulosas.
Como ya analizamos, Trello es una herramienta muy amplia. Sin embargo, sus funcionamientos van más allá de lo que hemos explicado en este tutorial, porque hablamos únicamente de los elementos básicos y más importantes para los usuarios. Pero podemos disfrutar de Business Class en la versión de prueba por un periodo de 14 días gratis, para que probemos su versatilidad. La configuración y opciones más avanzadas –sin limitaciones ni restricciones– la encontramos en este sistema de pago.
